Thực tế cho thấy, qua thời gian dài lưu giữ hoặc do những biến động cuộc sống, từ những lý do khách quan như thiên tai, hỏa hoạn... đã dẫn tới tình trạng thất lạc hồ sơ, nhiều trường hợp người dân không còn giấy khai sinh hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây không còn lưu giữ sổ hộ tịch gốc. Khi đó, để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của mình, công dân có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định của pháp luật. Việc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian đi lại, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.
Thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến như thế nào?
Người dân có nhu cầu đăng ký lại khai sinh có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/ hoặc tìm kiếm cụm từ "Dịch vụ công Quốc gia" trên công cụ tìm kiếm Google.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản và lựa chọn mục "Dịch vụ công trực tuyến" .
Bước 3: Tại ô tìm kiếm, nhập từ khóa "Đăng ký lại khai sinh" , lựa chọn thủ tục tương ứng và lựa chọn cấp tỉnh, thành phố, phường, xã nơi cơ quan lưu hồ sơ khai sinh trước đây và kê khai thông tin theo hướng dẫn của hệ thống.
Trong quá trình kê khai, người dân cần kiểm tra kỹ các thông tin cá nhân để bảo đảm tính chính xác, thống nhất với dữ liệu dân cư và các giấy tờ liên quan.
Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
Để hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết thuận lợi, công dân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
1. Tờ khai đăng ký lại khai sinh: Đây là thành phần hồ sơ bắt buộc, được kê khai trực tiếp trên hệ thống dịch vụ công hoặc theo mẫu quy định. Người dân cần lưu ý:
- Kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin cá nhân.
- Địa chỉ thường trú phải thống nhất với thông tin trên Căn cước công dân và tài khoản định danh điện tử VNeID.
- Ghi rõ cơ quan đã thực hiện đăng ký khai sinh trước đây theo đúng thông tin mà hệ thống yêu cầu.
- Việc kê khai chính xác ngay từ đầu sẽ giúp cơ quan có thẩm quyền thuận lợi trong quá trình xác minh, đối chiếu và giải quyết hồ sơ.
2. Văn bản xác nhận không còn lưu giữ sổ hộ tịch: Đây là một trong những giấy tờ quan trọng nhất đối với thủ tục đăng ký lại khai sinh. Trước khi thực hiện đăng ký lại khai sinh, công dân cần làm thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch hoặc bản sao Giấy khai sinh tại nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.
Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không còn lưu giữ hồ sơ gốc thì công dân sẽ nhận được:
- Văn bản trả lời chính thức của cơ quan đã đăng ký khai sinh trước đây xác nhận không còn lưu giữ thông tin đăng ký khai sinh;
- Hoặc thông báo từ chối giải quyết dưới hình thức tin nhắn, thư điện tử (email) hoặc văn bản điện tử có nội dung thể hiện việc không còn lưu giữ sổ hộ tịch gốc.
- Đối với trường hợp nộp trực tuyến, công dân có thể tải lên bản chụp hoặc tệp điện tử của các văn bản này để làm căn cứ chứng minh việc hồ sơ gốc không còn lưu giữ.
3. Giấy khai sinh cũ (nếu còn lưu giữ): Nếu công dân vẫn còn giữ bất kỳ bản sao, bản chụp hoặc hình ảnh nào của Giấy khai sinh đã được cấp trước đây thì cần nộp kèm hồ sơ. Đây là nguồn tài liệu quan trọng giúp cơ quan hộ tịch xác định chính xác các thông tin nhân thân và rút ngắn thời gian xác minh. Ngay cả khi giấy khai sinh đã cũ, rách hoặc mờ một phần, công dân vẫn nên cung cấp để phục vụ công tác đối chiếu.
4. Giấy tờ chứng minh thông tin cá nhân của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh: Để xác định chính xác nội dung đăng ký lại khai sinh, công dân cần cung cấp các giấy tờ có chứa thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán hoặc các thông tin nhân thân khác.
Các giấy tờ có thể sử dụng bao gồm:
- Căn cước công dân gắn chip;
- Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; quyết định nghỉ hưu, lý lịch đảng ( nếu có )
- Các giấy tờ hợp pháp khác có ghi nhận thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh của cá nhân.
- Ngoài ra, công dân cần bổ sung hình ảnh chụp thông tin Căn cước công dân điện tử trên ứng dụng VNeID, trong đó thể hiện các nội dung: Nơi sinh; Quê quán; Họ và tên cha; Họ và tên mẹ.
- Các thông tin này sẽ hỗ trợ cơ quan đăng ký hộ tịch trong việc xác minh dữ liệu và bảo đảm tính thống nhất giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia.
- Văn bản ủy quyền (nếu có) theo quy định pháp luật.
5. Giấy tờ liên quan đến cha, mẹ: Thông tin về cha mẹ là nội dung quan trọng trong Giấy khai sinh nên người dân cần cung cấp các giấy tờ liên quan để chứng minh.
- Trường hợp cha mẹ còn sống: Công dân có thể nộp bản chụp hoặc hình ảnh Căn cước công dân của cha và mẹ.
- Trường hợp cha hoặc mẹ đã qua đời: Công dân có hể nộp bản sao hoặc hình ảnh Giấy chứng tử.
- Nếu không còn lưu giữ Giấy chứng tử: Công dân có thể cung cấp hình ảnh bia mộ kèm theo văn bản xác nhận vị trí phần mộ có xác nhận của UBND cấp xã nơi chôn cất.
Việc cung cấp các giấy tờ này giúp cơ quan có thẩm quyền có thêm căn cứ để xác minh, đối chiếu và hoàn thiện thông tin hộ tịch.
6. Giấy cam đoan của người yêu cầu: Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải lập giấy cam đoan theo mẫu quy định. Nội dung cam đoan thể hiện:
- Đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ hiện đang lưu giữ có liên quan đến việc đăng ký lại khai sinh;
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các thông tin đã kê khai và các giấy tờ đã nộp.
- Đối với hồ sơ trực tuyến, công dân có thể:
- Ký số trực tiếp trên văn bản điện tử;
- Hoặc in giấy cam đoan, ký tên, sau đó chụp ảnh hoặc quét (scan) để đính kèm hồ sơ.
Một số lưu ý quan trọng
Đăng ký lại khai sinh là thủ tục có liên quan trực tiếp đến việc xác lập lại thông tin hộ tịch gốc của cá nhân. Vì vậy, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh kỹ các giấy tờ được cung cấp.
Người dân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu, bảo đảm các giấy tờ rõ ràng, dễ đọc và thông tin thống nhất giữa các loại giấy tờ. Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc chưa bảo đảm căn cứ xác minh, cơ quan giải quyết có thể yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý để thực hiện xác minh theo quy định.
Việc chủ động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho người dân mà còn góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dân.
Trong quá trình thực hiện TTHC nếu cần hỗ trợ, công dân có thể tới các Điểm Hỗ trợ dịch vụ công số gần nơi cư trú hoặc liên hệ đường dây nóng (024) 1022 nhánh số 7 để được hỗ trợ hướng dẫn thực hiện thủ tục.